形式主义竟然和结构化标准化管理属于同宗同源

 

管理访谈趣闻续

转载是一种动力 分享是一种美德前段时间受疫情影响，很多未完成的事都停滞了，今天突然想起来还有很多前期面谈的趣闻尚未整理，今天继续更新1形式主义标题是形式主义竟然来源于结构化的业务管理，那咱就先说说形式主义。

借用人民网原标题《形式主义官僚主义是党和人民事业的大敌》的文章：1.“形式主义害死人”“要把官僚主义这个极坏的家伙抛到粪缸里去”2.“既占用干部大量时间、耗费大量精力，又助长了形式主义、官僚主义”重复检查、多头检查，“一个人干，三个人看，六个人查”；“填表式”帮扶、“留影式”入户、“卷宗式”总结，“痕迹主义”特征明显；检查考核套路化、机械化，“文山会海”反弹等。

3.各级领导干部要带头反对和抵制形式主义、官僚主义，发挥好“头雁效应”一些干部在权力观上出现严重偏差，认为权力赋予的主体是上级领导而不是人民群众，凡事都从上级意志，谋求获得上级领导赞誉并以此作为自己升迁的阶梯，把心思都放在形式上的短期政绩，而不是人民需要的长期政绩。

而某些上级领导特别是少数一把手，明知下面报上来的情况是虚假的，不但不纠正和制止反而听之任之，甚至支持和鼓励造假于是，一些基层干部就把主要精力用在安排和接待领导上，做一些能够给主要领导留下印象的事4.各级党组织要切实增强贯彻群众路线的本领

一是动员群众参与揭露形式主义、官僚主义戴的种种面具，使之成为“过街老鼠”，人人喊打，无处遁形二是接受群众监督广泛发动群众查找身边多见、常见、最为痛恨的形式主义、官僚主义的内容及表现，制定整治措施，满足群众期待。

三是接受群众评判整治形式主义、官僚主义的成效要问效于民问效于民，看看一个单位、部门是否还是过去的习惯思维，是否还是以往的行事方式，是否还是那套群众厌烦的做事“套路”四是压实责任始终紧盯“关键少数”和一把手第一责任人的政治责任，防止靶标偏移。

而我们大家日常经历的形式主义也有很多，无论是你自己的企业还是和你有交集的上下游组织：一是会议满天飞，干一天的事，开三天的会，会越多越长，显得越重视；二是计划满天飞，把计划等于工作，计划列完，工作总结也随之而来；

三是措施满天飞，什么工作措施，服务措施，文明用语，承诺等等把措施等同于落实，措施订了一大堆，问题照旧；四是数字满天飞，把数字等同于成绩，而且数字想大就大，想小就小.；五是花里胡哨的东西满天飞，表面锦绣文章，肚里一团草包，华而不实。

估计在职场里，大家都经历过每年单位领导都要开大会，无论名称是经营大会还是动员大会，也可以是总结大会，还是期中期终大会，一般都是按照固定的议程进行召开的估计不是会议组织者不会关心议程什么的，但是所有人印象最深的估计是最高领导做的报告了，为什么印象最深呢？。

因为你们大家肯定经历过被强迫带领下属或者同事进行学习，还要提交心得体会和总结吧我要说的是如果你好好学习，就会发现一些有意思的事，我当年在连续几年学习同一个企业领导讲话报告的时候是深有感悟的，你们看看你们是不是也有同感：。

1. 文章结构都是总结取得的成绩+反思不足与失误+下一阶段的计划和目标+应该采取的措施和行动方案2. 每个主标题下面的分标题大概也分内外部形势变化，思想意识和行动分析有的还会重点展开党建和作风的内容3. 内容中经常使用自创的“1234”，也会使用自我诠释的“8字方针”“16字措施”，还可能拿出某历史经典词汇重新界定以使报告通俗又高雅，易于理解和传播。

4. 借用历史报告，甚至某一段落一字不差，尤其是大环境分析和思想意识需要口号时5. 突出可以宣传的亮点，简单略过不足点比如产值高利润低就在报告中只提产值不说利润6. 为了强调业绩，给自己创造一个不伦不类的指标。

主要是粉饰自己埋没前任7. 讲一个小时是基本要求，一个半小时甚至两个小时是常态8. 除了读稿经常出错外，还时常借错发挥，发挥过度经常被底下取笑估计你们大家还有其他类似的感受，你们也可以留言补充然而，有一年我在学习这个领导讲话时，把所有文章中的定语及修饰词汇去掉，仅仅留下主谓宾，最后只有短短的不到200字是干货，洋洋洒洒的万字报告95%都是废话，空话，套话。

于是想起来有个同事总结的，要想当好领导，首先要具备能够把屁大的事说成天大的事的能力相信很多人都不认同这个观点，Me neither但是从这个年度报告中，我们还是可以看到一些亮点，那就是报告采用的格式是相同的，文章的结构类似，并且相对于起草报告的秘书助理或者办公室主任来说，那就是他们例行的标准化工作。

这就是格式化，结构化和标准化的应用与推广给工作带来的便捷性尽管这个方法被很多人用作搞形式主义了比如必须按照流程，必须按照表格，必须要证明“你是你”，办一件事需要盖几十个章的极端情况接下来我们说一下格式化，结构化，标准化。

2格式化，结构化，标准化这里说的格式化不是电脑磁盘整理时对硬盘处理的格式化，而是规范化，规则，尺度要求比如文书的规范要求，包括信件，信函，邮件，通知，公告等不同形式文件的行书要求结构化指的是按照一定的框架，逻辑，步骤关系，从初始到终点的全流程思维管理的方法。

拿个最简单也可能最极端的例子比如你在家里，外面有人敲门，一般你在开门之前会问“谁？”，而不是“谁在敲门？”而标准的问答方式“谁在敲门？”相对于简单的“谁？”就是结构化的特点，因为它符合了包含“主谓宾语”的句子结构。

尽管你会觉得啰嗦不必要，然而这确实是它结构化的特点标准化和结构化类似，但是有差异的地方是标准化是强调“有法可依，有法必依，执法必严，违法必究”的系统性而结构化运行个性化使用，标准化有强制性概括一下，格式化是常规或者通俗的要求，比如写信开头会用亲爱的、尊敬的，而结尾要采用此致。

结构化是针对工作或者问题采用一种固定规范逻辑流程进行目标或者结果实现的方法，允许个性化和灵活使用比如针对问题解决很多行业会使用PDCA循环的工具标准化则是组织推广的具有强制性的系统，这个在很多行业和组织都在应用中，并且针对制定的标准的实施执行有详细的约束和要求，甚至不执行或者执行不到位有对应的惩罚和后果。

综合以上，格式化，结构化，标准化是职场工作中常用的对于工作管理的方法和工具无论是否存在演变成形式主义的可能，但是它是开展工作不可或缺的可能有人会说都可能导致形式主义的东西，就不是什么好东西虽然客观上存在，但是是否是形式主义取决于使用的人，而不是这个工具本身有问题。

这就像同样是火药，古代中国人把它做成了礼花用于庆祝，而西方则把它发展成武器用于杀人和战争这样的例子很多就不一一列举了3Why?一定有人说你今天怎么把这个拿出来说了是因为最近大家为了躲避疫情待在家里时，花了大量的时间通过网络平台见证了很多事，。

由于此时几亿人此时都把关注点都放在这个上面，也都变成了键盘侠和口水客，连雷神山医院建设都有半亿人网上看直播所以任何一个以前不太被人关注的点现在都被放大了具体的热点就不一一罗列了总之，个别行为和后果不好，为此人民网发表文章《。

坚决破除疫情防控中的形式主义官僚主义》而我们要谈的是脚踏实地，务实肯干，尊重事实，尊重科学的初衷下把格式化结构化标准化这套工具用好而不是误入形式主义的歧途有人会说，你是不是在替官僚主义形式主义洗白？你想多了，我是最最最讨厌官僚主义和形式主义的了，怎么可以会对这种行为进行美言。

我只是正好发现尽管形式主义十分恶劣，但是它竟然也是坚持结构化工作方法产生的后果回到形式主义的案例上，我们经常深受其害我举几个我自己在历史从业公司亲身见证过的例子：1. 十几年前公司新项目建设期间，招商前承诺的五通一平（通水，通电，通路，通讯，通气，土地平整）迟迟没有兑现，然而由于项目属于重点项目，接到新到位的高级领导要来现场视察，竟然在领导视察前的晚上竟然把参观道路直接修到工地的厂房入口。

然而一周以后这条路又破坏了，因为路下面的管网根本没有铺设好纯粹是为了视察花费巨资铺设了一条仅仅用于车队能够开进厂房，减少步行距离的柏油路当然也想在上级面前证明当初承诺的五通至少通了一个2. 当年某个公司搞质量体系，按照体系要求是需要有一些质量记录的。

如果与体系要求的质量要素有关无可厚非，但是各个部门在制定记录表格时，竟然把食堂买菜的记录也套用了同样的格式部门间存在把自己部门使用的文件编的越多越厚越细作为体系推广的优秀标准，并且互相攀比最后导致大量的文件表格满天飞，反而真正与质量有关的恰恰被淡化了。

体系运行一段时间后，产品质量没有真正得到提高，而大家用于文件处理的时间增加很多多年以后这种怪相才得到扭转3. 还有几乎所有的公司都会把各种打着企业文化的幌子，把各种口号标语挂在墙上，粘贴在楼梯缓步台上，柱子间悬挂的条幅上，还有的把企业使命用大的广告牌子或者口号立在厂区最高点。

然而实际上管理一塌糊涂，距离口号相距甚远这个很多行业内人士都有同感，但是也发现很多外资企业没有见人家在墙上贴口号标语，但是人家的产品质量也不差经营也不错啊这个尤其是国企或者是民企更甚把这个口号摆出来做样子有什么鸟用，能不能成为世界第一绝对不是喊口号能行的，而是脚踏实地的干。

你要做真实世界第一不贴这些标语别人也会给你竖起大拇指的（此处没有崇洋媚外的意思，只想说外企不太搞这一套）4. 前一个公司每次搞干部会议都要集体唱司歌，哗啦啦一帮人站起来大屏幕上蹦歌词，不会唱的念歌词就行。

很多新同事很发蒙这是干什么如果议程里大家起来唱国歌倒很正常，司歌确实很令人困惑关键是会唱的人太少，更谈不上会理解司歌背后的企业文化精髓了还有设备招标会前会有副总裁带头宣誓，也就是不受贿不与供应商勾结什么有关的合规要求，但是这种形式意义何在啊？真能减少合规风险？我看未必，至少当时我看到很多由于合规问题被处理的恰恰都是那些起草这个宣誓语有关的部门。

还有就是合规本来是关注公司利益风险的事宜，反而被有些部门用于日常的文件审批是不是符合流程或者审批权限方面的检查成为打着合规的幌子变相利用手中权力打击或者制衡同僚的挡箭牌这些都是为了什么而什么的行为（此处的什么包括检查，流程，程序，制度，规则等

）5. 为了迎接检查，无论是来自内部还是外部，平级还是高级，搞一些表格或者数据放到展示板或者张贴在某处等参观结束就当废纸一样扔了要不就做一个万能的展示，谁来都一种，没有更新和动态变化内行人一看就是造假或者糊弄。

真正的管理看板内容一定是定期更新的，不能都是打印的，一定会有局部区域是手写或者画上去的，所用的笔体，粗细，甚至颜色都有可能不完全相同当然还有很多表格全部是打对号的也很容易被糊弄我当初想了解某个区域的负责人是否动态掌握他自己负责的工作，最直接的方式就是去现场看一下他的管理示板是不是都是打印的，再看看用手更新的痕迹及笔迹即可。

而且当年我考核下属可否提拔前确认这至少是其中一种方式，弄虚造假的没有任何机会当然没有掌握这种管理方法的需要去培训引导的除外6. 还有大公司业绩考核经常要述职，述职肯定用PPT了我十五年前就开始用PPT述职。

刚开始就是把WORD转成PPT，工作内容多的几十页，PPT版的WORD而已到最近的工作述职基本上控制在5-10页，加上可能的备注页基本在15页内但是除了述职人以外的人对述职者的评价就会完全受PPT本身以及述职时的临场发挥直接相关了。

这种述职考核的方式存在严重的偏颇，那就是业绩的好坏取决于PPT做的好不好和演讲能力好坏了，而真正的业绩本身被严重忽略了而这样的形式几乎在所有公司在推广，而且行业内也极度推崇PPT能力，并且滋生了超级PPT和EXCEL的培训行业需求。

好的PPT赏心悦目，令人一新，但是除非你的工作专职就是汇报，否则你的主业和专业是解决问题提升业绩和目标才对（小提示，好的PPT最最最核心的是你要讲的故事，以及你如何讲故事，而不是多么科技感目前的主流是简约。

）应该还有很多，我说的这些都是我的亲身经历，回想整个职场，可以说每天都有类似的案例发生，只是严重程度高低而已而且我自己当年也是形式主义的受益者和受害者4结构化的实例你估计会问了，这和你当时访谈有什么关系？我们当时访谈的下一个问题与这个有点相关性。

下一个问题就是：你过去几年的业绩？你的日常工作行程如何安排的？任一天举例说明你部门是否有定期例会？你是否有定期检查和评估工作绩效的检查表？这一连串的问题根源上是用来确认你是否有结构化的思维模式并且建立和使用结构化工具管理自己的业务。

------------------------------------------------------询问历史业绩主要是考核结构化汇总或者罗列的条理，比如是以时间为主线或者是以专业为主线均可，主要是看看语言组织的逻辑性，当然还有总结和提炼的能力。

一般此处的回答常规处理如下：本人负责XX工作，主要承担考核的KPI项目123，和非考核项目456;近几年KPI1的历史数据Y1,Y2,Y3,YN,总体趋势如何;KPI2的历史数据W1,W2,W3,WN，总体趋势如何，中间有波动，是因为什么，吧啦吧啦；

以上就是我近几年的业绩情况--------------------------------------------举例某个日程安排是核实是否合理管理自己的时间和业务，并且遵守自己的业务管理框架，会不会采用轻重缓急四象限法分类工作，是不是合理分配自己的时间和精力，是否聚焦核心业务和目标，问题解决和问题升级工具和方法是否使用，是否自我反思和总结并持续改进和提升。

此处的回答类似上一问题：正如刚才说的我的职责XX，因此我的日常工作也是围绕这些职责开展的，目前我的工作行程如下：早上到达办公室，我首先用几分钟检查一下邮件，看看是否有需要紧急处理的，标注出来；然后我会找不同的同事了解昨天主要任务的进展情况及要点，会记在本上，一圈下

来十多分钟；接下来我会参加一个简短的跨部门会议，分享并获取上下游信息，尤其关注可能的变化；再接下来会参加每天的管理层例会，汇报进展并接收工作指令和任务安排；会后可能会与主责人进行信息确认；然后回来召集本团队的简短会议，布置任务和工作，并且对个别问题进行决策；

之后我会处理邮件，以及随时支持问题解决和资源调动的沟通和协调；这个会占用时间最多；中间可能会有午饭以及外出不在办公座位上；当然这期间会有可能问题升级到领导处面对面汇报；然后在下班前一个小时我会跟踪当天任务和指令的完成情况，并根据轻重缓急决定人员和资源的调配；

临下班前我会把当天的进展向领导汇报，有的需要支持，有的仅仅汇报进展以上就是我的工作日常当然会有突发要处理时可以稍微有变化，但是总体如此------------------------------------。

询问是否部门有定期例会是检查沟通方式和机制是否在团队内部建立以及信息透明和分享的有效性此处的回答应该是：目前我们已经有（无）内部定期例会，主要是任务安排和信息分享（都是我和他们单独交流）-------------------------------------------。

是否使用定期评估考核的检查表的询问则聚焦在前面提到的结构化思维和工具的使用是否形成标准化，并依此确认标准化的使用和执行效果此处的回答应该是：我在使用检查表定时对团队的提交物进行逐项确认并且记录达标情况，同时会沟通存在的问题，讨论整改方案以及应对措施，整。

改计划（我还没有使用检查表，就是有什么事处理什么事，全靠自己的经验和判断）---------------------------------------你此时可能会有点乱，因为说的全是文字，不是图片或者表格，而且不是做这样工作的很难理解。

下面是几个示例（但是图看不清，如果想了解详细内容，请留言私聊）.

5时间管理模型有人一定会说结构化管理是不是属于时间管理的手段？我只能说你能够把二者结合起来，证明你已经具备结构化管理的思想，而且或许已经使用的相当熟了结构化管理和时间管理有相通性结构化管理可以让自己对业务的管理更有条理，自然也属于提高工作效率的一种。

而时间管理就是提高工作效率的工具因为时间管理也是很专业的领导力管理工具，我就不一一展开了。附一张图供你们日常使用参考。

和上面说的一样，如果有人有兴趣可以留言私聊这个话题背后有大量的管理类理念和方法支撑，当然还有一些小技巧给你当然我之前的连载内容里也涉猎一些，你们也可以再重新看看回顾一下职场廿年打拼秘籍分享 丨连载（一）。

6访谈反馈估计又会有人说，你在面谈的时候被访谈人的答案有什么有趣的吗？有趣谈不上，但是有几个特点，就是：回答的很诚恳，有就是有，没有就是没有；有1/3的人是有这种结构化管理思维，并且个别人在采用自己的方式管理业务；

大多数没有意识到这种思维带来的好处，停留在疲于奔命的应对工作的状态；所有人对自己的业绩是相当骄傲和满意的；管理业务和管理人，以及通过管理提高效率的好处还没有尝到甜头；评估评价随心情和感情的多，标准化没有达成；

关注前面几篇访谈趣闻的应该了解到他们公司的背景（没有看到的文末有链接可以阅读），那就是十分单纯，纯朴结合以上他们反馈的特点有没有发现点什么，那就是结构化，标准化没有形成之前确实很难存在官僚主义形式主义的现象。

这个一下子就扣到我们前面的题目上了格式化→结构化→标准化→形式主义但是我们聊这个话题的意思是不要达到形式主义的阶段，而是掌握并灵活使用结构化管理这种管理工具以上是本篇话题的全部内容请继续关注后续访谈趣闻内容。

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