DA/T18-1999(代替GB/T3792.5-85)

 

DA/T18-1999(代替GB/T3792.5-85) （1999-05-31批准，1999-12-01实施）

1 范围　　本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则　　 本标准适用于各类档案的著录对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。

　　 本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法2 引用标准　　下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文本标准出版时，所示版本均为有效所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

　　 GB/T3792.1-1983 文献著录总则　　 GB/T7156-1987 　文献保密等级代码　　 GB/T9704-1988 　国家机关公文格式　　 GB/T15418-1994　档案分类标引规则

　　 GB/T3860-1995 　文献叙词标引规则　　 DA/T1-1992　　　档案工作基本术语　　 DA/T19-1999  　　档案主题标引规则3 定义　　本标准采用下列定义3.1著录　　  在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

［DA/T1中5]3.2著录项目　　  揭示档案内容和形式特征的记录事项包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项3.3条目　　  又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。

3.4著录格式　　  著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式3.5档案目录　　 按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具4 著录项目　　档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。

4.1题名与责任说明项4.1.1正题名4.1.2并列题名＊4.1.3副题名及说明题名文字＊4.1.4文件编号＊4.1.5责任者4.1.6附件＊4.2稿本与文种项4.2.1稿本＊4.2.2文种＊4.3密级与保管期限项

4.3.1密级＊4.3.2保管期限＊4.4时间项4.5载体形态项4.5.1载体类型＊4.5.2数量及单位＊4.5.3规格＊4.6附注与提要项4.6.1附注＊4.6.2提要＊4.7排检与编号项4.7.1分类号

4.7.2档案馆代号＊4.7.3档号4.7.4电子文档号4.7.5缩微号4.7.6主题词或关键词4.8 4.1～4.7中有“＊”号者为选择著录项目或单元(小项)5 著录用标识符5.1 为识别各著录项目、单元(小顶）及其内容，添加如下规定的标识符。

　　 －　置于下列各著录项目之前：　　　　  稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项　　  ＝　置于并列题名之前　　  ：　置于下列各著录单元之前：　　　　  副题名及说明题名文字，文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。

　　 ／　置于第一个责任者之前　　  ；　置干多个文件编号之间、多个责任者之间　　  ，　用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间　　 ＋　置于每一个附件之前　　 []　置于下列著录内容的两端：。

　　　　 自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字　　 ()　置于下列著录内容的两端：　　　　  责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。

　　 ？　用于不能确定的著录内容，一般与“[]”号配合使用　　 - 　用于下列著录内容之间：　　　　 日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间　　  …　用于节略内容　　 □　用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。

未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号5.2著录用标识符使用说明5.2.1除“题名与责任说明项、排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均冠“．—”如遏回行，不可省略该标识符但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。

5.2.2  “．—”符占两格，在回行时不应拆开；“；”和“，”各占一格，前后均不再空格5.2.3如某个项目缺少第一个单元(小项）时，应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“．—”5.2.4凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。

5.2.5 不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略6 著录条目格式6.1 段落符号式条目格式　　分类号　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　档案馆代号　　 档　号　　　　　　　　电子文档号　　　　　　　缩　微　号。

　　 正题名＝并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号／责任者　　 +附件.—稿本：文种.—密级：保管期限.—时间.—载体类型：　　 数量及单位：规格.—附往　　　　 提要　　 主题词或关键词　　段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。

第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电于文档号置于第二行的中间位置第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时，齐头著录。

第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格6.2表格式条目格式　　 实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与6.1相同，其排列顺序可参照6.1。

6.3无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按6.1或6.2格式依次著录6.4 著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为12.5cm×7.5cm，著录时卡片四周均应留1cm空隙，如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。

7 著录用文字7.1 著录用文字必须规范化7.2汉字应使用规范化的简化汉字外文与少数民族文字应依照其文字规则书写7.3文件编号项、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字7.4 图形及符号应照录，无法照录的可改为其它形式的相应内容，并加“[]”号。

8 著录信息源8.1 著录信息来源于被著录的档案8.2单份或一组文件著录时主要依据文头、文尾8.3一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等8.4 被著录档案本身信息不足时，参考其它有关的档案资料。

9 著录项目细则9.1 题名与责任说明项9.1.1题名　　  题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称9.1.1.1正题名　　  a)正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。

正题名照原文著录　　  b)单份文件没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号示例见附录A1　　 c)单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，井根据其内容另拟题名附后，加“[  ]”号　　 例：通知[共青团中央关于纪念一.二九的通知]。

　　 示例又见附录A9　　 d)单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部份，节略内容用“……”号表示　　  e)案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。

9.1.1.2并列题名　　  并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要时井列题名与正题名一并著录，并列题名前加“＝”号示例见附录A149.1.1.3副题名及说明题名文字　　 副题名是解释或从属于正题名的另一题名。

副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录　　  说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字必要时说明题名文字照原文著录　　 副题名及说明题名文字前加“：”号　　 例：国家机关公文格式：中华人民共和国国家标准。

　　 示例又见附录A5、A6、A16、A17。9.1.2文件编号

　　  c)若附件题名具有独立检索意义时，亦可另行著录条目，但应在附注项中加以说明示例见附录A119.2槁本与文种项9.2.1稿本　　  稿本是指档案文件的文稿、文本和版本稿本项依实际情况著录为草稿、定槁、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等，其前加“．—”号。

9.2.2文种　　  文种是指文件种类的名称文种项依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等，其前加“：”号9.3

密级与保管期限项9.3.1密级　　  密级是指文件保密程度的等级9.3.1.1  密级按GB/T7156一1987第4章文献保管等级代码表划分为六个级别，名称与代码如下：表1 文献保密等级代码名  称数字代码

汉语拼音代码汉字代码公开级国内级内部级秘密级机密级绝密级012345GKGNNBMMJMUM公开国内内部秘密机密绝密9.3.1.2 密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。

密级前加“.—”号9.3.2保管期限　　  保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种　　 保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，其前加“：”号，若已更改的，应著录新的保管期限。

9.4时间项　　  时间项视不同著录对象，分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加“.—”号9.4.1文件形成时间　　  一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定检验数据为记录时间等。

9.4.2时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日　　  例1：.—19810824　　 例2：.—198912019.4.3历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日，应照原文著录，同时将换算好的公元纪年附后，并加“()”号。

　　  例：.—清乾隆10年9月26日(17451021)9.4.4没有形成时间的文件，应根据其内容、形式特征等考征出形成时间后著录，并加“［］”号　　 例：.—［19520110］9.4.5文件时间不完整或部分时间字迹不清时，仍著录原时间，原时间中缺少或字迹不清部分以“□”补之，再将考证出的时间附后，并加“［］”号。

　　 例1：.—1945□□□□［19450815］　　  例2：.—□□□□1209［19691209］　　  例3：.—19□□□204［193□1204］9.4.6文件时间记载有误或有疑义时，仍照原文著录，再将考证出时间附后，并加“［］”号。

　　 例：.—19500105［19510105］9.4.7文件形成时间考证不出时，著录为“.—□□□□□□□□”，亦可著录文件上的收文时间、审核时间、印发时间等其它时间，但应在附注项中说明9.4.8若考证出的时间根据不足时，在其后加“?”号，一并著录于“［］”号内。

示例见附录A A.39.4.9文件起止日期　　 以一组文件、一卷、一组案卷为对象著录一个条目时，著录其中最早和最迟形成的文件的时间，其间用“-”号连接起止时间的表示，无论是本年度或跨年度，著录时均不能省略年度。

　　 例：.—19890107-198910159.5载体形态项　　 载体形态项著录档案的载体类型标识及档案载体的物质形态特征9.5.1载体类型　　  档案的载体类型分为甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。

以纸张为载体的档案一般不予著录，其他载体类型据实著录，其前加“.—”号9.5.2载体形态9.5.2.1数量及单位　　 数量为阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位，如“页”、“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。

著录时其前加“：”号　　 例1：.—15页　　 例2：.—唱片：3张9.5.2.2规格　　  规格指档案载体的尺寸及型号等，著录时其前加“：”号　　 例1：.—缩微平片：2张：105mm×148mm　　 例2：.—录像磁带：5盒：3/4英寸

　　 例3：.—磁盘：4片：3.5英寸9.6附注与提要项9.6.1附注项　　  附注项著录档案中需要解释和补充的事项附注项的内容依各项目的顺序著录，项目以外需解释和补充的列在其后　　 每一条附注均以“.—”号分隔。

如每一条附注都分段著录时，可省略该标识符各项附注中使用的标识符可与9.1-9.5相一致9.6.1.1各著录项目中需要注明的事项　　 a)题名附注：注明同一文件的不同题名或其他称谓　　　 例：.—题名又称“工业三十条”。

　　　  不同题名的示例又见附录A A.5　　  b)责任者附注：注明考评出责任者的依据和责任者项未著录责任者的数目或名称　　　 例：.—责任者据笔迹考证　　　  示例又见附录A A.14、A.16　　  c)时间附注：注明考证出时间的依据。

若著录为非文件形成时间时，应注明为何种时间　　　 例：.—时间为收文时间　　　  示例又见附录A A.4、A.13　　  d)载体形态附注：注明载体形态的破损、残缺、变质及字迹褪变等情况　　　 例：.—中间缺3页。

　　　 示例又见附录A  A.79.6.1.2著录项目以外需要注明的事项　　 a)被著录文件有不同稿本者应予注明示例见附录A  A.2　　  b)被著录文件另有其它载体形式者应予注明示例见附录A A.16、A.17。

　　 c)被著录文件的来源为捐赠、购买、交换、复制、寄存等情况时应予注明示例见附录A  A5　　  d)被著录文件经考证为赝品者应予注明　　 e)被著录文件关系密切的相关文件应予注明　　  f)除上述附注内容外，需要注明的其它事项。

示例见附录A A.14、A.16、A.189.6.2提要项　　  提要项是对文件和案卷内容的简介，应反映其主要内容、重要数据(包括技术参数等)　　  提要在附注之后另起一段空两个汉字位置著录，一般不超过200字。

提要内容依汉语的语法和标点符号使用法著录示例见附录A  A.139.7排检与编号项　　 排检与编号项是目录排检和档案馆、室业务注记项9.7.1分类号　　  分类号依据《中国档案分类法》和GB/T  15418—1994的有关规定著录，置于条目左上角第一行。

9.7.2档案馆代码　　 档案馆代码依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码著录，置于条目右上角第一行　　 档案馆代码在建立目录中心或报道交流时必须著录9.7.3档号　　  档号是指档案馆、室在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。

档号著录于条目左上角第二行，与分类号齐头档号中各号之间以“-”号相隔9.7.4电子文档号　　 电子文档号是档案馆、室管理电子文件的一组符号代码，著录于条目第二行的中间位置9.7.5缩微号　　  缩微号是档案馆、室赋予档案缩微制品的编号，著录于条目右上角第二行，与档案馆代码齐头。

9.7.6主题词或关键词　　 主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词或词组　　  关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组9.7.6.1主题词按照DA/T  19—1999、《中国档案主题词表》及本专业、本单位的规范化词表进行标引。

9.7.6.2 主题词或关键词著录于附注与提要项之后，另起一行齐头著录。各词之间空一个汉字位置，一个词或词组不得分作两行书写。

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内容编辑：     小融

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