知识库查询不方便(知识库易查询)万万没想到

2023-11-29Aix XinLe

信息技术搭渠道，知识共享促发展

本文作者 | 互联网IT 部主管陈羿江关注律政运营欢迎交流探讨★ 律所为什么要做知识管理？律所需要公共积累，无论是物质层面的，像固定资产、办公环境及发展基金；或是思想意识化的，如品牌形象、价值理念和人文氛围。

这些元素都是一家律所区别于其他同行的特色标签，而公共平台中的知识管理、智慧积累，既是业务成果的展示和汇总，也是管理方法的体现和沉淀，其越来越多地成为律师选择、看重并依赖律所平台的重要因素★ 知识管理主要做什么：信息 → 知识 → 共享

律师每一天、每一案都涉及着大量的信息，从这个层面上讲，每个人都拥有着一个“大数据中心”；信息向知识的转变过程，是需要去粗取精、升华提炼的重要环节，这其间加入了大量的脑力、智慧，真正知识管理开始了，这是非常核心的部分；知识管理的效能更大地体现在第三环节，就是可复制、可使用、可共享，价值最大化的发挥。

★ 以信息技术有效助推知识共享信息化技术及工具的应用，为律所知识管理创造了更加畅通的渠道，为其在公共平台上的分享和共享，提升了广阔的发展空间从技术手段助推完成“信息 → 知识 → 共享”全链条的实现01

律所知识平台管理“三个要素”知识获取律师业务高效开展很大程度上借助于知识库，知识平台就是律所的知识库，如何为律师提供全面的知识获取途径，是IT要认真思考的事常用两个途径，一是通过互联网法律大数据工具获取，例如：威科先行、Alpha、无讼等；二是来自律所和团队内部的知识积累。

例如：律所业务标准文书模板、共享合同模板、律所荣誉资质以及团队内部的共享文档前者可以根据需求，选择付费购买，加强使用培训力度；后者，就是律所自己开展知识共享与积累，搭建自己独有的知识库两者相辅相成，形成有益互补，全面支持律师的业务开展。

搭建渠道律师以专业形成资源积累，IT则以技术实现高效整合和平台共享因此，知识的来源和渠道很重要，信息平台在规划建立时，要广泛利用各类大数据、法规查询、案例查询等软件，为律师提供更多获取知识、信息的通道和途径。

使用体验律师普遍希望在知识库中用最短的时间获取到需要的内容，收获一种便捷的体验这就要求，同时充分考虑到共享文件的目录分类、检索方式、存储和下载方式、阅读模式等元素，以便于快速检索结合管理需求，还可以设置数据查看权限、点击使用率统计等，对推动律所分享文化、形成制度激励，提供有益的参考。

02知识库建立的“两个维度”在律所知识共享的实践中，最常见的就是公共知识库和专业团队知识库两大类型一种是全所可浏览的公共知识库，另一种是供团队内部分享的知识库两者在存储与共享权限上存在差异，需要根据需求特点，巧用信息技术来实现。

对于律所公共知识库，通常大多采用信息软件工具需要注意的是，一般未充分发挥其功能，例如OA，大多都有文件共享与存储功能，好好用起来就无需再去购买其了软件，减少开支，同时在律所内也形成了共性，从而更加容易操作。

对于专业团队知识库，大量知识属于团队内部积累，互联网IT可以采用信息技术根据阅读权限差异化提供知识存储空间具体做法如：以团队为主体，在律所的互联网存储空间上，给各团队建立独立的存储空间并指导使用，团队对于内容自行管理，互联网IT部提供技术支持。

对于保密度非常高的资料，原则上不建议放于互联网存储空间，因此可采用局域网文件共享服务器的方式，存储于律所内部的服务器里，只有内部网络可以访问，并设置访问用户名和密码，保证文件的安全性，同时又方便律师团队协作、文件共享。

这样设置后，则无法从互联网访问了03知识库体系和内容的收集、整理与更新团队知识库的内容由团队进行收集与管理，而律所公共知识库文件资料的收集、整理与更新，由行政运营中心负责建立我以海普睿诚公共知识库的建立方法来做一个分享。

建立合理的目录结构面对各类公共知识文件，我们会发现有上百份，包含所务、业务到律所管理、法律服务开展的方方面面。巧用信息化技术建目录是很好的做法。下以海普睿诚公共知识共享库的目录结构规划为例。

目录命名按照文档功能描述或部门名称或业务类型，便于律师理解文档的分类，便于查找文件；建立三级但不超过四级的目录结构，采用三级目录结构可以较为合理的对文件进行分类管理例如：所务-人事-执业手续办理因为，一旦目录结构超过四级，文件分类过细也会造成使用查找困难。

所以目录命名易理解、分类合理、层级不易过深是重要原则

文件命名有讲究巧用知识库搜索框费尽心思建立好目录结构，而对于文件的命名也不能马虎，建议按照文档最主要的功能或内容描述，结合知识库文件检索的字段匹配原则，使得律师使用知识库文档搜索框更快的检索到自己所需的文件。

可以采用以下的命名方式：文档命名规则举例：分类-名称-版本号举个例子：海普睿诚律师杂志，就可以被命名为：杂志-海普睿诚律师-2020年第1期.PDF在查找的时候搜索杂志名称“海普睿诚律师”，但当记不清楚杂志名称，通过搜索“杂志”关键字也可以查找到，而最后的版本号用于区分具体的期数，或者区分同类文件的多个版本。

按照这样的原则可使得知识库各类文档名称易理解、易检索持续更新及内容补充公共知识共享库的建立有两大主要作用：一是标准化发布律所各类所务、业务标准模板以及用于招投标的各类资质、证照、荣誉等二是提高律师与行政人员的办公效率，避免相关各类材料的重复性沟通和劳作。

知识共享一旦建立，律师自行取用最新最标准的文档资料，大大提高了全所的整体效率与质量划重点，负责知识库管理的工作者要重视这项工作，坚持不断的完善增添新的内容、保持一个持续的更新，才会给这项工作不断的注入新的内容和活力。

04知识共享创新模式~培训视频点播建立律所培训视频点播律师是一个需要经常学习，而不断丰富专业能力的职业，参加培训是重要途径之一，但常常因为工作忙碌，如：开庭、出差、会见等时间冲突，无法参加律所的相关培训，错过了宝贵学习机会。

2020年一场疫情，也让线上培训大热，将各类培训通过线上平台开展和分享，是非常有意义的事情，这给我们知识管理和分享带来思考对此，海普睿诚建设了属于律所自有的内网培训视频在线点播平台，将录制的培训讲座视频分享给全所人员学习，同时保证数据安全性和保密性。

律师通过接入律所内网，用电脑或手机在线点播律所录制的培训视频，极大的方便了学习；培训视频存储于律所私有服务器中，保证文件的安全性、保密性，并无法下载，防止培训视频的互联网传播；同时，视频点播平台也是律所知识积累的重要阵地。

如何建立这样一个视频知识库呢？写一份开发计划需求报告 IT部结合实际情况，采用网站开发、自建视频服务器的方式，写一份《视频网站开发计划需求报告》，是律所与开发公司对于开发项目的详细描述和实现方式，在编写报告中：一是搞清楚律所需求；二是详细描述各个模块内容：UI界面、视频归类、播放效果、服务器负载能力及接入网络方式和开发周期等。

完成这份报告，将使得之后的工作顺利开展，并能降低费用，如果律所没有IT，可委托相关开发公司详细沟通清楚律所需求后编写，完成这个报告是一切工作好的开始培训视频内容分类与检索在视频数量只有十几部的情况下，分类往往没那么重要，随着律所的发展，培训录像资料积累，分类与查找显得尤为必要，从长远眼光来看，在初期做好该工作有着重要的意义。

根据视频内容分类：依据培训讲座所属的专业领域分类，如：金融、财税、建筑、刑事、公司、知识产权、涉外等使用检索框进行查找：可通过课程名称、讲师姓名、讲课日期、课程简介和关键词来进行快速查找年份检索：可按照培训举办的年份进行查找。

坚持做好每次培训视频的录制、剪辑与分享定期举办各类培训，做好每次培训视频的录制、剪辑与分享是一个繁琐、重复并需要坚持的工作，律所知识积累是一个长期的过程，它不像很多事情做完后效果立竿见影，而知识积累需要律所的支持、律政服务长期的坚持与兢兢业业。

结语配套制定相应的激励措施，鼓励律师和员工去给知识库的树上“挂果子”，将经验和成果在平台上进行分享，促成所内共享、浏览、学习和使用，是另一重要的激励制度，律师以专业形成资源积累，IT则以技术实现高效整合和平台共享，两者同样缺一不可。

有效的分享与共享，不仅有助于业务拓展、专业研究和产品开发，还能为律所经营提供现实的参考分析，甚至可以形成对法律服务市场趋势的预测简言之，就是挖掘自身潜能，发现更好的自己，从而激发新的服务能力和市场空间此外其还有一个重要价值，即可以跳出传统“唯创收论”，对律师和员工进行综合评价，多维度地呈现每个人对律所平台的贡献值，这对于律所凝聚力、向心力具有相当积极的意义。