关于我认同它的原因，主要在于以下两点:微观层面，在一份单一文档的撰写中，钉钉文档融合了模块化的特性，让撰写文档的过程变得很轻松，同时，所产出的文

 

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01 团队空间在之前的文章中，我曾分享过集大成的办公平台——钉钉中的一项我很认同的功能：团队空间关于我认同它的原因，主要在于以下两点：微观层面，在一份单一文档的撰写中，钉钉文档融合了模块化的特性，让撰写文档的过程变得很轻松，同时，所产出的文档，可读性也非常强。

宏观层面，无论是对于文档的管理，还是团队间的共享，钉钉文档都做得非常棒尤其是那基于思维导图的文档管理，真是大爱！所以，从那时起，我就准备将我们小团队的文档，都迁移到钉钉文档中来，但因为最近一直忙于实训营，所以也没能提上日程。

终于，在前不久，因为我们之前一直使用的石墨文档，取消了公开分享的功能，所以，在无奈之下，终于开始了这一迁移过程所以，今天的这篇文章，就来告诉你，我基于钉钉文档的团队知识管理经验02 为什么需要团队知识管理。

关于团队的知识管理，似乎一直以来都是一个难题对于大部分团队来说，他们有进行团队知识管理的意识，但却很难执行下去所以，在知识管理方面，团队中的每一员，都像是一名独行侠，自己的知识，满足自己的需要，这其中，就造成了很多无意义的精力消耗。

比如，一名员工撰写一QA文档，并没有将它分享给团队中的其他人，那么，其他人在遇到同样问题时，可能需要再次总结整理所以，恰到好处的团队知识管理，有着这两个非常明显的好处：第一，沉淀团队的知识如果所有人员的知识和经验，都集中沉淀到统一的文档系统中，那么，久而久之，会形成一个丰富的知识和经验库，并且，这其中，也能够体现出团队知识沉淀的过程，以及其变迁过程。

第二，有利于团队之间的信息共享在团队中，只有将大部分知识透明化，才能提升团队本身的效率所以，当拥有一个丰富的知识库之后，团队中的每一员，在遇到问题时，都能从知识库中快速获取到有用的信息和知识那么，我们应该如何通过钉钉中的团队空间，来建立团队的知识库呢？。

以下，是我的方法03 建立团队知识库1. 建立一劳永逸的知识管理结构对于建立知识库这件事，最重要的任务在于：建立知识管理的结构并且，考虑到转移或重建的成本，这个结构，应该是一劳永逸的——在这个结构建立好之后，它应该能满足未来很长一段时间的需要，而不需要经对这个结构进行调整。

比如，对于我们小团队中产生的知识，我建立了这样的结构：内容清单思维个人提升效率工具阅读书单运营共读活动打卡活动运营平台课程清单思维阅读课工具课……训练营清单思维元技能阅读技能商务合作内部管理……

这里只列出了二级结构，实际使用中，通常会包含三级，最多四级文件夹值得说明的是，这样的知识结构，一定是出于事先有目的的规划，而不是随着后期使用而逐步完善如果是后者，那么，结构混乱，只是时间问题有了这样的知识管理结构之后，接下来的，就是填充内容了。

2. 导入或新建文档第二个步骤，是把现有的，或新建的文件，存储在规划好的结构中如果是现有的文件，那就方便了——钉钉文档的团队空间中，支持直接导入一个现有的文件夹比如，我们之前一直使用石墨文档，如果要一个个文件逐一迁移，无疑费时费力。

所以，我找了一个油猴脚本，花了近一个小时时间，将石墨文档中的近200份文档，全部自动导出。之后，导出的这些文档，我能够直接在钉钉文档中，以文件夹的方式批量导入。

不到一分钟的时间，文档导入完毕。

在导入文档之前，我并没有对它们进行重新整理，而是在导入之后，再来进行整理。因为，团队空间中，以思维导图形式，来整理文件结构的功能，真是太棒了！

（原石墨文档中，只能通过多次鼠标点击来移动文档）3. 为文档编写规范和说明对于程序员来说，未编写注释的代码，绝对是一场噩梦而团队知识库对于知识工作者来说，未编写规范和说明的文档，同样也是噩梦因为，团队知识库，通常由团队中的多人完成。

那么，问题来了： 面对海量的信息和知识，哪些才是对自己真正有用的？所以，犹如为代码写注释一般，团队中的知识，也需要编写规范。

你可以参考这些规范：分类之后的文件夹结构，分别存放什么内容；不同类型的文档，需要统一的命名规范，比如我的命名规范是这样：日期_类型_文件名_版本号_.扩展名；如果他人对文档进行修改，需要填写更新记录的规范。

……4. 建立模板对于一个团队来说，有很多复杂的任务或项目，是需要重复执行的比如，对于我们来说，开发一门新课程、发起一次共读活动，都属于此列在这样的项目中，我们需要的文档框架，是一致的，只是内容会有所不同。

那么，如何做到一次活动之后，文档依然可以为后期所用？这就需要为这样的项目，建立一份文档模板比如，我们的一次共读活动，通常会有一份供同学们回顾的“学员手册”，以及一份记录我们组织活动全过程的“运营手册”这两份文档，那么，我可以为这两份文档，都建立一个模板。

下次举办同类型的活动时，直接套用模板即可。而在团队空间中，我们可以很方便的，将一份文档，保存为模板：

而且，在创建模板或编写文档的过程中，最为喜人的是，钉钉文档拥有跟Notion如出一辙的模块化特性。只不过，Notion中的斜杠 / 符号，在钉钉文档中换成了 + 加号：

在这里，你可以方便的插入日期、待办事项等等基础元素，还能随意插入思维导图、流程图等等，分分钟让你的文档内容丰富又实用！保存模板之后，在创建文档时，直接选择现有的模板进行创作：

5. 建立索引作为团队知识库，如果要让团队中的每一个人都能更方便的使用，那么，尽量为知识库编制一份索引，把重要的文档罗列出来，以方便查阅在建立索引时，你可以像在Notion中一样，使用 @ 符号，即可快速引用一份现有的文档：。

04 总结

以上，是我为你分享的，如何运用钉钉中的“团队空间”功能，来建立一个属于团队的知识库知识管理，对于每一位知识工作者来说，都是一件重要且并不简单的事而对于涉及到多人协同的团队知识管理，更是如此知识管理的重点，其实就在于两件事：。

第一，微观层面，能够尽可能深入的吸收每一条知识（文档）；第二，宏观层面，能够妥善管理为数众多的知识，并且，能够在需要的时候快速找到和使用而钉钉的团队空间，在微观上，通过大量的模块，解决了知识（文档）易用性的问题；在宏观上，通过便捷的管理及共享，解决了大量知识（文档）的管理问题。

在本文发出时，我已经将我们小团队的文档，全部都沉淀到了团队空间中，相信这样的一款工具，能够帮助我们，更好在团队中输出和共享关于我我是清单控沙牛，持续为你分享关于个人提升、阅读、工具等干货内容如果内容对你有用，请点一下赞，也欢迎你关注我，比心~。

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