知识库维护规范(知识库维护岗位认知)越早知道越好
NPLUS的未来,由你、我,我们每一个NPLUSer去描绘与创造。
撰文 / 林咚咚采访 / 邢伟伟 研发总监习惯是什么?很多人都会问到,习惯是什么?我认为习惯是一个人在平时工作或者生活当中日积月累的经验,最终沉淀下来,并支撑自己后续工作和生活的准则和方法习惯是中性的,它们可以是好的习惯,也可能会有一些不好的习惯。
有时,大家没有意识或感知到自己的习惯,在别人提醒之下才会认识到,因为习惯早已变成理所当然的事情我认为好的习惯最终都应当达到这个层次,只有这样,才能在日后对自己起到一定的帮助作用
在我看来,习惯的养成分为三个阶段第一阶段是习惯的萌芽期,这时一般是会从外部吸收学习一些新习惯,比如从一篇文章、一个人、一个项目中这个阶段大家会比较迷茫,因为接收的信息比较多,需要有一定的判断力和选择取舍。
并不是所有学到的、看到的都是适合自己的第二个阶段是习惯的巩固期经过选择和磨合之后,会沉淀几个适合自己的习惯,然后通过一定的方式去巩固自己执行,可以借助软件提醒、小字条、笔记本、他人督促,不断地提醒自己去做。
最后一个阶段是达成期,就是最终融入到自己工作、生活过程中,变成自己习惯的一部分,基本上不需要借助外力去提醒自己,会很自然地去做这件事情习惯之于我分享一些我个人的习惯吧一是及时收藏、定期梳理我在平时工作中看到一些比较好的文章或是新名词会收藏下来,之后还会有一系列动作,比如说定期整理,分门别类;我还会在浏览器中构建文件夹,对浏览的历史、网址做分类,并转存到我自己的私人邮箱上,这是对我自己信息的一个留存;除此之外我还会定期地、阶段性地梳理自己日常的一些工作、生活、部门管理上的问题和一些好的灵感想法。
二是当我进入到一个新环境、新项目时,我会习惯性地做大量的前置准备工作比如刚入职我会收集所有团队人员的基本信息,了解基本情况,收集近一年内公司的新闻和项目信息,从官网和内部平台将能够收集的信息全部收集齐全,对公司和人员都有一个全面的认识,便于后续工作的开展。
三是布置任务或者接受任务,如果不清楚不明白的,一定要将自己的理解复述一遍,双方达成一致,避免有理解偏差导致做无用功最后是纯技术方面的习惯,在写代码或是实际做开发工作之前,我会在本子上画下便于我理解、梳理的思路,可能是只有我才看得明白的一些东西。
养成这些习惯的契机主要有两个因素,一是内驱力,自己想到的,觉得自己就应该去做这个事情二是榜样的力量,从优秀的人身上学习优秀的习惯,并把这些习惯学习并继承下来,让它变成适合自己的养成习惯后我最大的变化是遇到事情会比较从容,特别平时的观察和总结多了之后,会发现遇到的问题总是似曾相识,不会乱,会按部就班的解决。
习惯之于团队——1+1>2从我刚进公司开始,我有一个比较重要的任务,就是要提升我们整体项目的开发效率和执行力,那项目的执行力和项目的效率要怎么去提升呢?如果我们现在一个项目是两个人做, 只需要在两人之间相协调,问题就能够解决。
若是团队人数增多,几十人甚至上百人,在整体的管理及平时工作的习惯规范上,不能在认知上达到一致,就会产生 1+1<2 的效应原来一件事情一个人可以干得很好,但在团队里项目中加入一个人,整体的效率反而会有所下降,相互之间的沟通和交流的成本会非常的高。
因此习惯在团队管理中属于一个非常重要的环节,一定要保持认知、习惯的一致,并且是可以相互替换的。同一件事情A去做,做了一半由B来接手,是能够花非常小的代价快速平移接手,这是非常重要的。
那么团队中应该有怎样的习惯呢?相互之间积极沟通和反馈乐于分享定期总结归档保持行业观察和跟踪我举一个最简单的例子,我们项目里会有大量的文档信息,包括项目brief、客户团队提供的解决方案、产品原型设计文档、对应的项目代码的路径、后续的测试报告等等,这些资源很分散。
在这个问题上,我从最开始就要求大家养成一个习惯,就是把所有的项目资源维护到知识库项目管理指定的地方,有任何更新,第一时间更新到知识库上,要查什么信息,第一时间到知识库去找,这样效率会高很多这件事情刚开始会比较痛苦,因为要让一个人养成习惯是需要经历前面我提到的三个阶段。
现阶段像类似于我们这样的一些措施、规范、习惯的养成,大家还处在一个巩固期,还是需要外界在某一环节上面去提醒,不断地督促大家去做这件事情但我觉得距离达成期已经很接近了,毕竟已经过了一年多的时间,有些项目做得非常好,产品经理维护的也非常好。
习惯之于公司——系统化竞争力的保证习惯能给公司带来巨大的价值首先是员工层面,可以让员工能够有统一的工作习惯,一致的价值观,共同的沟通方式,这样新员工入职可以更好、更快地融入公司,让日常工作可以更好的互补,提升共同的战斗力,避免大家在一些大的工作决策和任务场景下采取不同的处理方式和习惯动作,形成内部损耗。
这种习惯塑造的表现形式可能是通过内部的一些流程、规范等其次是客户层面,我们每个环节,比如常见的BD提案、合同商定、客户例会沟通、客户群沟通、执行反馈等环节能够形成整个公司统一对外的形象和习惯的话,对于公司在客户方的专业度感受上面是不一样的,对方能够感受到我们的专业,自然会认可我们的方案或者建议,对于后续项目执行和推进都会有很大的帮助。
反之,如果我们不同的人做法和处理习惯各不相同,给客户的感觉就是我们是一盘散沙,进而就会对我们产生怀疑,一旦萌生了专业的质疑,会连带影响后续的项目沟通和执行这种习惯的塑造需要通过不断的经验分享、团队知识库的构建、老员工带领影响新员工等方式实现落地。
最后是公司层面,一些习惯可以成为公司的基因、文化、价值观等,塑造成功之后会给公司管理带来很大的价值,让公司每一个成员可以感受到公司的使命和愿景,更好的融入公司,真正成为公司的一份子。
我们一直在努力在习惯养成上,NPLUS从未停下脚步从整个公司层面上,定时填报执行工时,虽然偶尔还是会有遗漏,但是至少大多数人都会按照要求去填写,这对于后续项目制的落地,项目的管理核算注入一手的数据,可以量化很多指标,便于公司层面分析得出比较多有价值的信息,给公司战略决策提供数据参考依据。
对于技术团队内,定期的项目总结、每周的项目执行周报、项目执行评审、代码Review、定期分享、客户例会的记录、内部项目执行的信息化留存等;但也有一些正在努力促进大家去养成的习惯:比如内部沟通用钉钉,工时的审批时效性,CRM的客户信息记录,项目执行安全意识,项目制流程的执行,产品设计规范流程,知识库的维护,项目可复用方案和案例梳理等。
谈到工时系统,为什么我们花这么大的力气做这件事情?它其实是我们公司比较核心的一个系统,它不仅仅可以分析我们整个公司的项目执行情况、人力资源的工作饱和度、每个人在各个项目上的贡献度除此之外,它对于个人来说,也是一个非常好的管理工具,。
它可以让我们看到自己每个月在什么事情上花的时间比较多,而不是懵懵懂懂地一个月就过完了比如,我自己比较大的一个变化,去年我在项目执行工时占比比较高 ,从而我对团队的贡献度、影响力其实是偏低的,所以我对自己的要求是2020年要降低整个项目的执行工时,大量的时间精力应该要放在技术团队培养、内部管理上。
因此工时系统对于每个人来说,都可以更多的关注到自己的情况,了解每个月都做了怎么样的工作内容、将来希望怎么去调整,这些都可以从系统自动呈现出来的数字给予一定的答案和反馈我们不说工时系统好与坏,我们就说从公司层面要去塑造这样一个整体的工作规范、习惯,其实都需要一个比较长的过程,会比自我塑造难度大很多,它涉及到的个体比较多,因为个体的差异也会比较大。
当有人问我类似的问题,我都会不厌其烦地跟他们讲为什么我们要干这件事情,我们做这件事情的意义是什么?目的是什么?对于你个人来说,你会有什么样的好处,对公司来说会有什么样的好处,不停的给大家灌输、强调,慢慢大家就能够接受,同时就能慢慢变成自己的一个工作习惯。
工时系统前与后从管理的角度来说,工时系统带来的收获是很多的,我们会关注一些数字,比如我会关注我们整体部门的项目工时占比、执行工时占比平时大家感知上觉得项目特别忙,结果工时体现出来的项目执行占比只有60%,这肯定是有问题的,我们要看这个问题出在哪里,可能是大家填报不准确,可能只是我们观察到的比较忙,实际上是工作效率低或者工作方法不对,所以工时系统对各个项目团队的管理、部门的管理和公司的管理都是有很大帮助的。
公司还有很多系统在做,比如构建我们内部统一的知识体系,我们给它的定义是知识库的构建我们其实也迭代了好多个版本,换了不同的方式,不同的平台,我们最终选择了钉钉的知识库,这也算是公司层面正在养成的习惯,让大家把自己沉淀的思考、想法和经验内容放到公司的整体知识库里,这样就慢慢会成为公司的知识资产,后续不断去补充,不断去优化,最后不断给大家创造价值。
你,我,我们对于个人、团队、公司,三者其实是不冲突的,因为公司是由各个小的团队构成的,每个小的团队是由多个个体组成,我觉得有些习惯是贯穿整个环节的,是统一的,大家一定必须要遵守这些东西,就称之为我们公司层面的习惯。
但这当中有一个妥协,个人习惯要让步于团队习惯,同时团队习惯也不能凌驾于公司习惯,也就是在出现冲突的时候,个人应该要做出妥协和让步,以集体利益为准,从重要性角度来说,是公司>团队>个人,否则很多公司层面的习惯没有办法去落地。
我觉得还是需要尊重和保持个体的个性,只要在整体方向上没有偏差,都可以包容我们每个个体的个性,毕竟我们还是有大量的创意工作,这些是没有办法标准化和量化的。
从另一个角度来看,个人习惯的达成会影响团队的习惯,同时每个团队的习惯最终也会形成公司的习惯,也就是更高层面的习惯会由每一个相对小点来构成个人的一些习惯,可以尽量地去影响周围的人,从我个人来说,我可以先分享给团队,觉得比较好的,他也可以分享同步给整个公司,是相辅相成的,可以自上而下去推行,也可以自下而上去推荐、去影响。
像现在整个团队有很多东西其实都有我个人的标签印记,我觉得比较好的就会先慢慢影响后端的同事,他们也觉得这个东西确实对他们有帮助,可能慢慢地就影响他们项目组内的人,之后后台整体效率提升了,我就会再把这些东西灌输到我们的前端,然后再到产品团队,之后整个研发部门养成了一个比较好的习惯之后,我就会给露总、北京的二爷、或者上海Echo,用一定的方式方法同步给他们,他们要是觉得比较好的就接纳过去分享给其他同事。
总的来说,三者是相辅相成的,个人习惯的养成可能很大程度依赖于公司和团队的习惯我想对 New NPLUSer 说我的建议在前面有提及,大家可以把公司做过的所有项目,以及你能收集到的关于公司的所有信息,做一个收集以及自我的整理,你就能对整个公司有一个全面的认识,对整个公司业务和组织架构有一个清晰的了解。
比如说无锡、上海、北京有什么团队,每个团队的负责人是谁,各自团队的擅长点是什么?他们正在做什么样的事情,以前做过什么样的事情,目前知识库里面也有了大家每个人的简历内容,也是很好的发现和认识团队的入口了解公司的各项规范和企业文化基因,未来需要了解公司的战略规划和长短期目标,公司正在往哪个方向发展,在这个了解的过程你可以知道自己在这个历程上面可以贡献什么,自己可以发挥什么价值,实现个体成长与公司发展的有机结合。
上面讲的可能比较虚,实际可操作的建议是1、查看一下公司官网、官方公众号、小程序等 ;2、查看一下公司在各大行业媒体平台上的新闻;3、从内部资源平台上去收集自己权限内可以收集的所有信息,并做浏览学习;4、从钉钉的组织架构上去了解公司人员和岗位概况;
5、尝试加一到两个公司的老员工(非本部门)的微信,约饭或者约电话做交流沟通相信经过上面尝试之后,我们会对公司有一个全面的了解对于公司老 NPLUSer,他们经验相对丰富,个人其实有很多其他人值得学习的一些点,应该要更多地去主动帮助一些新进入职场、新进入公司的同事,让他们更好地融入我们的氛围中,要不断地去贡献自己的价值,让自己这一个小点能够逐步影响到整个面。
因为NPLUS的未来,由你、我,我们每一个NPLUSer去描绘与创造。|推荐阅读数字营销公司的数字化进化思考
免责声明:本站所有信息均搜集自互联网,并不代表本站观点,本站不对其真实合法性负责。如有信息侵犯了您的权益,请告知,本站将立刻处理。联系QQ:1640731186