文件管理是所有人都绕不开的一

 

作者：奔跑中的奶酪  来源：奔跑中的奶酪（ID：runningcheese01）文件管理是所有人都绕不开的一个话题，我也一直在思考这个问题从最开始推荐用软件来管理，去年又借用了记忆的原理来做做文件管理，而这一次又有了新的思路，系统且全面。

本文阅读需要15分钟，同时需要边阅读边思考，阅读起来可能并不轻松，不过，相信你肯定会有所收获的01文件管理的意义在前面的文章中，我们将时间管理的思路融入到了文件管理中来将文件管理分成了三个阶段：收件箱-->工作台-->档案库。

，其中对「档案库」的管理是文件管理的关键我们对文件进行管理，是为了更快地找到想要的文件吗？这么说也没什么问题，毕竟这是对文件进行管理后最直观的感受但就像汽车还没被发明出来时一样，人们也都认为需要的是“一匹更快的马

”，然而福特却发现人们实际上需要的是更快地到达目的地，福特也因此发明了汽车。

文件管理也一样，更快地找到想要的文件是我们想要的，但让文件能够更好地用于生产创造才是我们真正所希望的，对文件的管理，同时也是对知识的管理在知识管理领域有一个「DIKW模型」的概念它将 Data（数据）、。

Information（信息）、Knowledge（知识）、Wisdom（智慧）纳入到了一个纵向的金字塔分层结构中，四个层级依次递进，每一层级都需要从上一层级中汲取内容。

1. 数据数据是指原始、未经过加工的内容比如电脑里新下载的文件，如果不去打开查看，那么这些文件就属于数据，数据本身并没有意义2. 信息信息是指从数据中提取出来的内容它可以用作某种陈述，包括回答谁（Who）、什么（What）、哪里（When）、什么时候（When）的问题，数据有了解释，也就有了意义。

从本质上来看，文件就是一个装载着“信息”的容器3. 知识知识不是信息的简单累加，而是要从众多信息中发现信息之间的联系，从而形成体系化的结构知识是行动和决策的导向，它能够回答如何（How）的问题比如我们收集了很多关于中国历史的文件，如果按朝代时间线来组织这些文件，那么就能形成中国的断代史。

4. 智慧智慧是对知识的灵活运用，是一种驾驭知识的本领我们可以掌握很多的知识，但知道如何恰如其分地运用知识才是智慧的表现知识是死的，智慧却是活的，智慧是对事物发展的前瞻性看法，能解决为什么（Why）的问题。

如何将数据变成信息，再到知识和智慧，网站 Gapingvoid 用了一张漫画来形象的表示这一过程。

对文件进行有效管理，装载着“信息”的文件就可以变成知识，文件管理与知识管理是紧密联系在一起的换句话说，要做好文件管理，除了要能够更快地找到想要的文件，我们还需要将处于“数据和信息”阶段的文件变成“知识和智慧。

”而方法则是我们下面要讲的「文件命名」和「文件分类」02从数据到信息：文件命名对文件进行管理，首先要做的就是进行命名未经命名的文件是没有意义的，比如像 0A0EC4B3、38523bd.doc、4565489.jpg 这样的文件，就好比是海滩里的沙子，存在但没有意义。

通过命名，可以让文件就从没有意义的“数据”变成“信息”。

对文件进行命名，要遵循那些命名规范呢？1. 唯一尽可能做到文件名的完全不一样，这是区分“此件”和“彼件”的基础，也方便后续通过搜索来查找文件2. 统一使用统一的命名规则比如日期之间的空格用中划线来连接，例如 2020-06-28，因为这是日期的标准格式。

同时，个位数字前面最好加上 0 来补位显示，因为排序可能会把 1 和 11 排在一起，会出现 1、10、11、12、2、3、4、5 的情况而关键词之间的空格则可以用下划线来代替原因是为了避免文件的显示问题，因为在不同平台下，空格有可能会被自动删除，又或者变成 %20 这样的乱码，最后导致文件调用失败。

3. 三段式命名法详尽的文件命名的确会给搜索带来极大的便利，比如「洋葱电影_The_Onion_Movie_2008_DVD_中英双语.mp4」这样的命名，在管理大量文件时非常有效但这样的专业化命名方式。

并不适合用来管理自己的文件，如果电脑里的每一个文件都要做到这种程度的命名，工作量就实在太大了我们可以选取文件一到三个重要信息来命名即可，也就是「关键词+序列+描述」三段式命名法关键词：用于定位，关键词是文件最重要的特征，输入它就能完成搜索。

（必须）序列：用于排序，序列可以是日期，也可以是版本、编号等内容。（可选）描述：用于区分，添加额外的描述可用于区分多个相似文件。（可选）

不同场景和需求下，文件命名的方法可以不一样比如在网上下载的图片，可以只用「关键字」进行命名，最好的方法就是使用图片本身已经使用的名称，这样可以把第一次遇到这张图片时的感觉记录下来而如果是有时间线的文件，比如工作文件和照片文件，可以用「。

日期序列 + 关键词」的命名方法如果是同一项目下的相关文件，则可以用「关键字 + 编号序列」的方法来命名，好处是可以让这些相关的文件排在一起如果要进行批量命名，我推荐使用软件 Renamer03从信息到知识：文件分类

对文件进行命名后，文件就从“数据”变成了“信息”，但信息的简单累加不会成为知识，就像一本字典里的内容如果是随机排列的话，是没多大用处的。对文件进行分类，可以让文件之间建立联系，并形成系统化的结构。

文件分类的方法有很多，那理想的分类方式应该是怎样的呢？首先，它应该是系统性的，能够同时兼顾知识的广度和深度其次，它应该是终极的，也就是不会再有更简洁的分类了同时，它还应该是终身可用的，从年轻到年老都能使用，。

还有它应该是多平台通用的，不管是文件分类，还是笔记分类、书签分类、书籍分类，我们都能使用同一套分类方法要做到这些要求，按照知识本身的性质来分类是唯一的选择，汇集了人类几千年文明的图书馆就是这样分类的1. 一级分类

在图书馆的分类方法中，「杜威十进制分类法」是一种高效简洁且易用的分类方法 在一级分类中，它将人类所有的知识分成了 10 个主要学科，同时使用三位数字来代表分类编码000 - 总类500 - 自然科学100 - 哲学与心理学

600 - 应用科学200 - 宗教700 - 艺术与休闲300 - 社会科学800 - 文学400 - 语言900 - 历史与地理

10大分类并不是随意编排的，而是非常的有讲究，下面的这张图可以帮助我们记忆。

2. 二级分类在分成 10 大学科（main classes）后，每个学科下面又会细分 10 个大类（divisions），接着每个大类又会分成 10 个小类（sections）同时，分类编码也会继续细分，百位数字代表一级分类，十位数字代表二级分类，个位数字则代表三级分类。

比如 100 哲学 → 160 逻辑学 → 162 演译法。

这样的分类既能照顾到知识的广度，也能照顾到知识的深度，任何别人口中“不明觉厉”的东西就不会那么神秘了，任何新学习的内容都可以分门别类地放到相应的目录中去。

但上面的二级分类的问题很明显人的能力和精力都是有限的，几乎所有人都只能掌握其中的部分内容，这样详尽全面的二级分类并不适合用于个人知识分类事实上，不但每个人的知识偏向都会有所不同，10大学科在人类知识中的占比也不一样，下面是 10 大学科的占比研究。

所以，我们可以根据自己的情况修改和删除部分内容。总的说来，就是选择 2-3 个学科深入学习，来做为知识的深度，其他的学科则用来补充知识的广度，比如下面是我的知识库分类。

首先，我们可以把「000 总类」修改为「000 Inbox」，对于那些不能及时整理的、不知道如何分类的文件，可以暂时放到这里来然后「400 语言」这个分类，对于大多数人来说，需要学习的语言指的就是英语，我们可以把这个分类改成“。

英语学习”，「800 文学」也同理还有「200 宗教」，大多数人都只是粗浅的了解，我们可以将所有有关宗教的内容都列入到一个文件夹中，等收集的内容多了，再考虑进行下一步的细分，「100 哲学」分类多，则是因为我的个人兴趣。

值得一提的是「600 应用科学」，这个分类属于工科类知识，如果没有从事相关的工作，分类中的绝大部分内容一般人都不会有所涉及我们可以把技术类（Technology）的内容放在这个分类下，比如我会把编程和设计。

的内容放在这里至于工作和生活上的文件，比如公司文件和个人相册之类的，将它们列入到上面的分类中不太合适那我们就再单独列一个文件夹，比如把工作上的文件列入「A00 工作」，生活中的文件列入「B00 生活」中去。

这样一来，文件分类就变成了：学科分类 + 生活和工作。

为了减少文件夹的层级结构，文件夹最好只有3层，我们可以把二级分类直接放在E盘的根目录下。一级分类可以用一个空的文件夹来做分隔，名称可以用学科的英文加上中划线来突出显示。

在长期的使用之下，你会记得这些分类的编码，需要查找文件时，调用软件 Listary 输入 810 就可以快速打开相应的文件夹又或者在手动查找文件时，按下数字键 8，文件选择就会定位到 8 开头的文件夹上，文件也是同理。

3. 三级分类到了第三级分类，内容就非常接近实用的层面了，对第三级分类的灵活度可以更高，因为文件收集工作不是一天完成的，而是一点一点增加的文件少时，可以将文件直接放在二级目录下，不再进行第三级分类，当文件很多时，再进行第三级分类。

分类时要注意 MECE 原则，指的是 Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive，意思是相互独立、完全穷尽，也就是要做到「既不重复，也不遗漏」。

比如对衣服进行分类时，按季节可以分类为春秋款，夏季款和冬季款；按场合可以分为工作服、休闲服、运动服和礼服；按身体部位可以分为上衣、裤子、鞋和配饰只要使用同一个维度进行分类，就可以做到既不重复，也没有遗漏，如果把衣服分为春秋服、休闲服和上衣时，就会有多个维度，分类就不 MECE 了。

另外，第三级分类的数字编码可加可不多，视情况而定我的一个习惯，是将第三级分下的 **1 文件夹设置为该领域的优秀书单文件夹，任何领域只需要读几本该领域的入门常识书，在别人看来，你就已经上知天文下知地理了。

04从知识到智慧：文件运用说到这里，你可能要问了，为什么要把文件分类搞得这么复杂？直接把文件分类成「工作、学习、生活、兴趣」四个大类不是更简单吗？这就关乎如何把知识转化为智慧了如果我们把文件分成「工作、学习、生活、兴趣。

」四个大类，那么知识库是这样的：

而如果我们按照知识本身的性质来分类，得到的知识库是这样的：

而当我们运用上面的知识库来解决各种问题时，情况是这样的：

看出来有什么不同了吗？如果文件分类为「工作、学习、生活、兴趣」，那么知识间无限组合的可能性就会被限定在这 4 个分类上，就像买来的电脑是一体机，虽然方便，上手就能用，但却没了升级空间知识与智慧之间的关系，就好比。

知识是数据库，而智慧是基于数据库的人工智能。通过对知识的重新建构，可以解决不同场景下的各种问题，能够灵活地运用知识才有智慧的表现。

比如百科网站里有很多中国历史的知识，人人都可以查阅，但高晓松在节目《晓说》中就以独特的视角讲述了“青楼、镖局、科举”的历史节目中他还加入了一些自己的见闻经历，节目播出后火爆全网，这便是对知识灵活运用的表现。

还有，大多数人会因为年龄的增长，选择从技术岗位转到管理岗位，又或者因为时代潮流的变化而更换工作昨天你是程序员，那里需要那里搬；今天就有可能当上了视频UP主，和网友谈笑风生；明天又有可能自己创业当上老板，而。

平时积累的知识就是你转行的资本如果你的「工作」文件夹里只有编程相关的知识，那你可能会一直做程序员只要你掌握的是知识本身，那么将来任何一个新兴行业的崛起，你只要稍加转变就能轻车熟路地进入，因为社会需要的东西在本质上都是一样的，只不过外在的载体变了而已。

所以啊，一个人的命运，当然要靠自我奋斗，但是也要考虑到历史的进程。结尾我们来总结一下文件管理的三个阶段。

在「收件箱」阶段，主要思路是GTD时间管理的流程，下载文件夹是天然的文件收件箱站，多设备的情况下，可以用云同步网盘来集中收集文件到了「工作台」阶段，时间管理流程中三个阶段的文件都会同时出现，将桌面分为左、中、右三个区域是个好办法。

最后的「档案库」阶段，通过与知识管理理念的结合，除了可以更快的找到想要的文件，还能让文件更好地用于生产创造，并产生智慧。

往 . 期 . 推 . 荐10 个我私藏的办公技巧，全分享给你！推荐30+素材网站，一篇文章解决所有素材问题！微信语音怎么转发？终于找到了真实有效的方法翻遍全网，我找到了 5 个超好用的神器，分享给你，低调使用！

点“在看”给我一朵小黄花

免责声明：本站所有信息均搜集自互联网，并不代表本站观点，本站不对其真实合法性负责。如有信息侵犯了您的权益，请告知，本站将立刻处理。联系QQ：1640731186